Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) in Kraft. Dies bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen für Unternehmen mit sich, die ihre Buchhaltungsprozesse modernisieren und digitalisieren möchten. Die wichtigsten Aspekte zu dieser Thematik fassen wir an dieser Stelle für Sie zusammen.
Gesetzliche Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Umfeld in Deutschland
Im Folgenden werden die wichtigsten gesetzlichen Anforderungen und Paragraphen hinsichtlich der E-Rechnung übersichtlich dargestellt. Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland müssen diese beachten, wenn sie elektronische Rechnungen ausstellen.
1. Grundlagen und Rechtsquellen
Umsatzsteuergesetz (UStG)
§ 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
§ 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
E-Rechnungsverordnung (ERechV): Anforderungen für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (wird häufig auch im B2B-Bereich angewendet)
2. Inhaltliche Anforderungen an die elektronische Rechnung (§ 14 UStG)
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
Ausstellungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistungen
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung, wenn zutreffend
3. Technische Anforderungen und Formate
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
Hybridformat, das PDF- und XML-Daten kombiniert
XRechnung
XML-basiertes Format, spezifiziert in der ERechV
Authentizität und Integrität (§ 14 UStG)
Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung
4. Aufbewahrungspflichten (§ 14b UStG)
Elektronische Rechnungen sind ebenso wie Papierrechnungen 10 Jahre aufzubewahren
Sicherstellung der Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsdauer
Nutzung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft
5. Datenschutz und Datensicherheit
Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Sicherstellung der Vertraulichkeit und Integrität der Rechnungsdaten
Einsatz geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung)
6. Sonderregelungen
Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV)
Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro (inkl. USt) benötigen weniger Angaben (z. B. Empfängeradresse ist nicht erforderlich)
Sicherer Austausch elektronischer Rechnungen über das Peppol-Netzwerk
Das Peppol (Pan-European Public Procurement Online)-Netzwerk bietet eine standardisierte und effiziente Lösung für die elektronische Übermittlung von Rechnungen, insbesondere im B2B- und B2G (Business-to-Government)-Bereich. Die Notwendigkeit und die Vorteile des Peppol-Netzwerks lassen sich in mehreren Punkten erläutern:
1. Interoperabilität und Standardisierung
Peppol ermöglicht die nahtlose Interoperabilität zwischen verschiedenen IT-Systemen und Plattformen, indem es einheitliche Standards für den elektronischen Datenaustausch vorgibt. Dies reduziert die Notwendigkeit individueller Schnittstellen und Anpassungen, was die Komplexität und die Kosten für Unternehmen verringert.
2. Rechtliche Konformität
Durch die Nutzung von Peppol können Unternehmen sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung entsprechen. Insbesondere im öffentlichen Sektor, wo die Nutzung von E-Rechnungen oft gesetzlich vorgeschrieben ist, bietet Peppol eine zuverlässige und konforme Lösung.
3. Sicherheit und Verlässlichkeit
Peppol gewährleistet die Sicherheit und Integrität der übermittelten Daten durch zertifizierte Zugangspunkte (Access Points). Diese stellen sicher, dass nur autorisierte Parteien am Netzwerk teilnehmen und dass die Daten während der Übermittlung geschützt sind.
4. Effizienz und Kostenreduktion
Durch die Automatisierung des Rechnungsversands und -empfangs können Unternehmen ihre administrativen Prozesse optimieren und Kosten senken. Die manuelle Verarbeitung von Papierrechnungen oder verschiedenen E-Rechnungsformaten entfällt, was die Effizienz steigert und Fehler reduziert.
5. Europäische Integration
Peppol unterstützt die europäische Integration und Harmonisierung im Bereich des elektronischen Beschaffungswesens. Es ermöglicht Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern, problemlos miteinander zu kommunizieren und Geschäfte abzuwickeln, was den grenzüberschreitenden Handel fördert.
Zusammenfassend bietet das Peppol-Netzwerk eine robuste und standardisierte Infrastruktur für den elektronischen Rechnungsaustausch, die sowohl die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben als auch die Effizienz und Sicherheit der Geschäftsprozesse gewährleistet.
Übergangsregelungen, mögliche Konsequenzen und Lösungen für Unternehmen
Unternehmen haben bis Ende 2024 Zeit, sich auf die E-Rechnungspflicht
vorzubereiten. Diese Übergangsphase ermöglicht es, notwendige
Anpassungen in den Geschäftsprozessen vorzunehmen. Ab dem 1. Januar 2025
gilt die Pflicht zur E-Rechnung verbindlich und die Nichteinhaltung
kann zu rechtlichen Sanktionen führen, darunter Geldstrafen und der
Verlust steuerlicher Vorteile. Nutzen Sie diese Zeit, um Ihre Systeme
rechtzeitig anzupassen und gesetzeskonform zu agieren. Die Intero
Technologies GmbH steht Ihnen als verlässlicher Partner zur Seite und
bietet schnelle, maßgeschneiderte Lösungspakete für unterschiedliche
Szenarien an, um sicherzustellen, dass Sie reibungslos und fristgerecht
auf die E-Rechnung umstellen können. Diese Szenarien sollen im Folgenden
vorgestellt werden.
Szenario 1: Odoo als Abrechnungssystem in der aktuellen Version
Für Kunden, die bereits die aktuelle Version 17 von Odoo als Abrechnungssystem einsetzen, ist die E-Rechnung bereits verfügbar. Intero Technologies bietet Ihnen umfassende Dienstleistungen zur Konfiguration und Schulungen an. Unsere Experten stellen sicher, dass Ihr System optimal eingerichtet ist und Ihre Mitarbeiter bestens geschult sind, um die neuen Anforderungen zu erfüllen.
Szenario 2: Odoo als Abrechnungssystem in einer Vorgängerversion
Sollten Sie eine Vorgängerversion von Odoo nutzen, prüft Intero Technologies zunächst die vorhandenen Möglichkeiten nachträglicher Konfigurationen und Erweiterungen. Bei nicht mehr unterstützen Odoo-Versionen setzt die Intero Technologies entsprechende Migrationsprojekte auf die aktuelle Version individuell um und begleitet die Einrichtung der elektronischen Rechnungsstellung.
Szenario 3: Odoo als neues Abrechnungssystem für elektronische Rechnungen
Falls Ihr Unternehmen noch kein System zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verwendet, bietet Intero Technologies ein standardisiertes Lösungspaket. Dieses Paket umfasst Odoo als leistungsstarkes Abrechnungssystem sowie umfassende Konfigurations- und Schulungsleistungen. So stellen wir sicher, dass Sie schnell und effizient in die Lage versetzt werden, elektronische Rechnungen auszustellen und die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Wie unterstützt Odoo die elektronische Rechnungsstellung?
Odoo 17 unterstützt bereits im Standard die elektronische Rechnungsstellung. Maßgeblich werden für das Ausstellen elektronischer Rechnungen die Standard-Apps „Kontakte“, „Verkauf“ und „Rechnungsstellung“ verwendet:
Neben diversen Grundkonfigurationen für das eigene Unternehmen (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankanbindungen etc.) wird für den Kundenstammsatz die Information zur elektronischen Rechnungsstellung konfiguriert.
Dies betrifft vor allem das Format der elektronischen Rechnungsstellung. Für Deutschland sind zwei in Odoo hinterlegte Standards wichtig:
Factur-X (CII): Hierbei handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat, das in Deutschland und Frankreich entwickelt wurde. Es kombiniert die Vorteile von PDF- und XML-Daten, um die Anforderungen an elektronische Rechnungen zu erfüllen und gleichzeitig die Lesbarkeit und Verarbeitung zu erleichtern. Factur-X (CII) ist mit dem in Deutschland verwendeten ZUGFeRD-Format gleichzusetzen.
XRechnung (CUIS): Hierbei handelt es sich um ein XML-basiertes Standardformat für elektronische Rechnungen, das in Deutschland entwickelt wurde. Es dient dazu, die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen zu erfüllen. XRechnung wurde eingeführt, um insbesondere den Anforderungen des öffentlichen Sektors gerecht zu werden und ist für den Austausch elektronischer Rechnungen mit öffentlichen Auftraggebern vorgeschrieben.
Wird nun in Odoo eine Rechnung erzeugt, bietet je nach Konfiguration des Kundenstammsatzes zur Rechnungsstellung das System beim Versand der Rechnung neben Standardformaten und -wegen nun auch die elektronische Rechnungsstellung an:
Mithilfe einer entsprechenden Konfiguration ist demnach das Ausstellen elektronischer Rechnungen in der Standard-Version von Odoo möglich. Odoo unterstützt zudem das Verarbeiten elektronischer Eingangsrechnungen, so dass auch im Einkaufsprozess die Vorteile der elektronischen Rechnungen nahtlos integriert und die Prozessabläufe insgesamt optimiert werden.
Warum Intero Technologies?
Mit unserer langjährigen Erfahrung und tiefen Expertise in der Implementierung und Konfiguration von Odoo-Systemen sind wir der ideale Partner für Ihr Unternehmen. Wir verstehen die Anforderungen der neuen Gesetzgebung und bieten praxisorientierte Lösungen, die speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Kontaktieren Sie uns
Warten Sie nicht bis zur letzten Minute. Lassen Sie sich von unseren Experten beraten und finden Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Leistungen zu erfahren und einen individuellen Beratungstermin zu vereinbaren.