Business-Software: So profitieren KMU und Start-ups von integrierten Lösungen

Ob KMU oder Start-up: In jedem wachsenden Unternehmen kommt der Punkt, an dem sich Geschäftsprozesse ohne professionelle Business-Software kaum noch effizient abbilden und steuern lassen. Bei der Einführung eines neuen Systems ist es vor allem wichtig, eine ganzheitliche Lösung zu identifizieren, die sämtliche Geschäftsanforderungen abdeckt und Insellösungen überflüssig macht. Wie finden Entscheider das passende Produkt?

Insellösungen führen häufig zu Problemen

Ein eigenes Tool für die Buchhaltung, ein Online-Shop, ein separates kleines Lagersystem, Einkauf mit Bestellformularen im Word-Format, Kundenmanagement in einer Excel-Datei: Es ist keine Seltenheit, heterogene Systemlandschaften in dieser oder ähnlicher Ausprägung in kleinen Unternehmen anzutreffen. Bis zu einer gewissen Betriebsgröße mag es auch ausreichend sein, mit solch einem Toolset zu arbeiten. Doch wächst das Business, sind die Grenzen heterogener Umgebungen schnell erreicht und es entstehen mehrere Probleme. Durch die fehlende Integration arbeiten Fachbereiche losgelöst voneinander, die Anwendungen können nicht kommunizieren und es findet kein Informationsaustausch statt. Hierdurch werden abteilungsübergreifende Prozesse sehr arbeitsintensiv, da Daten mehrfach übermittelt und eingegeben werden müssen. Nicht selten entstehen außerdem Informationsverluste, Verzögerungen, Lücken und Fehler in den Abläufen. Dies wiederum führt zu einer sinkenden Zufriedenheit der Kunden und Mitarbeiter. Darüber hinaus sind ganzheitliche Analysen und Auswertungen kaum möglich, was Geschäftsentscheidungen deutlich erschwert. Aus all diesen Gründen ist es ratsam, Insellösungen durch eine integrierte Business-Software zu ersetzen.

So sieht ganzheitliche Business-Software aus

Ein gutes Beispiel für professionelle, integrierte Business-Software ist Odoo. Es handelt sich dabei um die weltweit erfolgreichste ERP-Software. Mehr als sieben Millionen Nutzer verwenden das System. Die Open-Source-Lösung ist aus mehreren Gründen beliebt. Allen voran ist dies die einheitliche Systemumgebung, mit der die All-in-one-Software praktisch alle Geschäftsbereiche eines Unternehmens abdeckt. Möglich macht dies der große Funktionsumfang, bestehend aus mehr als 80 sogenannten Basic Apps. Verfügbar sind beispielsweise Module wie Sales, Marketing, CRM, Point of Sale, Projektmanagement, Einkauf, Warenwirtschaft und Lager, Buchhaltung, Rechnungswesen, Personal, Fertigung, Helpdesk, Dokumentenmanagement und E-Commerce. All diese Module sind nahtlos miteinander verbunden, sodass ein automatischer Datenaustausch ohne Schnittstellen möglich ist. Datensilos gehören der Vergangenheit an und werden durch einen einheitlichen Datenbestand ersetzt, welcher in einer zentralen Datenbank liegt. Je nach Bedarf können externe Prozesspartner, beispielsweise Versanddienstleister, Shopsysteme, Marktplätze oder Payment-Dienste mithilfe von Standardschnittstellen ebenfalls angebunden werden. Zur Funktionserweiterung stehen außerdem unzählige zusätzliche Apps aus der Odoo-Community zur Verfügung. Mittlerweile sind bereits über 16.000 der teils kostenfreien Apps verfügbar. Dadurch sind Unternehmen in der Lage, annähernd jede individuelle Geschäftsanforderung umzusetzen. Für äußerst spezifische Fälle können natürlich auch eigene Anwendungen programmiert werden.

Automatisierung, mehr Effizienz und Transparenz

Das gemeinsame Arbeiten aller Abteilungen auf einem zentralen System hat zahlreiche Vorzüge. Zunächst lassen sich die Prozesse optimieren und besser nachvollziehen. Nachfragen, Verzögerungen und Abstimmungsaufwände reduzieren sich. Weiterhin sind anwendungs- und abteilungsübergreifende Analysen mit Echtzeitdaten möglich. Damit haben Entscheider stets Transparenz zur betriebswirtschaftlichen Situation. Ebenso werden Verbesserungspotenziale sichtbar und der Effekt von Optimierungsmaßnahmen messbar. Nicht zuletzt lassen sich durch eine integrierte Business-Software Automatisierungspotenziale heben, die automatische Erstellung von Rechnungen und Bestellvorschlägen oder die KI-basierte, intelligente Lagerverwaltung, um nur einige Beispiele zu nennen. In Summe steigt dadurch die Produktivität und gleichzeitig die Qualität der Arbeitsergebnisse.

Einführung sollte von starkem Partner begleitet werden

Die wenigsten KMU und Start-ups verfügen über Expertise bei der Implementierung von ERP-Systemen. Bei der Einführung von Odoo sollten sie sich daher von einem erfahrenen Partner begleiten lassen. Wir von Intero Technologies haben als Odoo Gold Partner in mehr als 14 Jahren bereits über 300 Odoo-Implementierungen erfolgreich umgesetzt und unterstützen jede Projektphase. Dazu zählen die Aufnahme der Anforderungen, die Analyse der Prozesse, die Definition klarer Ziele, die Einbeziehung der Key User und die Projektdokumentation. Über eine Testdatenbank stellen wir bei Bedarf die relevanten Odoo-Apps und die passenden Prozesse bereit, sodass sich Unternehmen bereits im Vorfeld ein gutes Bild machen können. Unser Ziel ist es stets, möglichst nahe am Standard zu bleiben, um den Anpassungsaufwand der Business-Software zu minimieren. Wurden die benötigten Features festgelegt, unterstützt unser Team auch die weiteren Schritte wie die Datenmigration, die Integration in bestehende IT-Strukturen, den Go-live und den Support im laufenden Betrieb. Insgesamt profitieren Unternehmen erheblich von einer integrierten ERP-Systemumgebung: Prozesse werden schneller, die Produktivität steigt, Kosten und manuelle Aufwände sinken. Weiterhin werden die Kommunikation und Zusammenarbeit deutlich verbessert. Am Ende profitieren Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen. Damit Business-Software wie Odoo ihr volles Potenzial entfaltet, sollte sie von erfahrenen Systempartnern implementiert werden.