Viele Unternehmen nutzen Excel-Tabellen zur Ressourcenplanung – mit hohem manuellen Aufwand und begrenzter Aussagekraft. Bei Intero Technologies wurde dieser Prozess durch eine Forecastplanung in Odoo standardisiert. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die Lösung aussieht, welche Vorteile sie bringt und warum der Roll-out ein wichtiger Schritt für die interne Projektplanung war.
Warum wir den Forecastprozess neu gedacht haben
Der Forecast wurde bei Intero Technologies bisher in Excel gepflegt und anschließend über die Planungs- und Bewertungs-App ausgewertet. Dabei ergaben sich zahlreiche Probleme:
- Es fehlte ein einheitlicher, dokumentierter Prozess
- Abwesenheiten wurden nicht automatisch berücksichtigt
- Filter- und Ansichtsmöglichkeiten waren stark eingeschränkt
- Die manuelle Pflege war fehleranfällig und aufwendig
Um diese Herausforderungen zu lösen, wurde eine neue App Odoo Planung implementiert – ohne zusätzliche Software, vollständig integriert in die bestehende Infrastruktur.
Die Lösung: Forecastplanung direkt in Odoo Planung
Das neue Vorgehen bietet eine zentrale Plattform für die Jahres- und Monatsplanung von Projekten. Ziel war es, die Forecastplanung teamübergreifend transparent, effizient und skalierbar zu gestalten.
- Vorteile der neuen Planungsfunktion auf einen Blick:
- Einheitlicher Prozess innerhalb des Odoo-Systems
- Automatische Berücksichtigung von Abwesenheiten
- Übersichtliche Darstellung von Jahres- und Monatsplanung
- Frühzeitige Erkennung von Über- oder Unterauslastung
- Vielfältige Filter- und Ansichtsmöglichkeiten
- Einfache Pflege und Anpassung durch Projektverantwortliche
Besonders hilfreich: Die App Odoo Planung erlaubt sowohl eine Grobplanung auf Jahresbasis als auch detaillierte Monatsansichten – inklusive automatischer Berechnung der Stunden auf Basis von Arbeitstagen und Abwesenheiten.
So funktioniert die neue Forecastplanung
Die neue Lösung basiert auf der App Planung und einem abgestimmten Vorgehensmodell. Die Umsetzung erfolgte in 3 Schritten:
1. Jahresplanung
Zu Jahresbeginn wurden Projekte initial den Mitarbeitenden zugeordnet. Die Zuweisung erfolgt direkt in Odoo Planung durch das Erstellen von Schichten im Gantt-Diagramm. So entsteht eine erste Grobverteilung der Kapazitäten.
Schicht hinzufügen über „Neu“:
Schicht bearbeiten und speichern:
2. Monatliche Forecastpflege
Auf Basis der Jahresplanung erfolgt monatlich eine genauere Zuweisung. Einzelne Projekte können in Monatsblöcke geschnitten werden. Odoo berechnet die Stunden automatisch – inklusive Abwesenheiten und verfügbarer Arbeitstage. Die Planung lässt sich jederzeit manuell anpassen.
Übersicht mit den erstellten Schichten:
Aufteilung in Monatsblöcke:
3. Monitoring und Optimierung
Das Gantt-Diagramm zeigt die geleistete Arbeitszeit farblich an. So können Planabweichungen frühzeitig erkannt und korrigiert werden. Projektverantwortliche erhalten dadurch eine verlässliche Grundlage für die laufende Steuerung.
Markierungen der geleisteten Zeiten:
Von der Idee zum Roll-out: Projektdetails
Die Einführung der neuen App erfolgte als internes Projekt mit folgenden Meilensteinen:
- Analyse des Bedarfs und Definition der Anforderungen
- Auswahl und Anpassung der App innerhalb von Odoo
- Entwicklung eines standardisierten Vorgehensmodells
- Testphase mit zwei exemplarischen Projekten aus unterschiedlichen Teams
- Erstellung von Schulungsmaterial und Dokumentation im Knowledge-Bereich
- Roll-out der App im Unternehmen und Integration ins Onboarding
Die technische Umsetzung basiert vollständig auf Odoo. Die Planung erfolgt über das Gantt-Diagramm in der Odoo Planung App. Die Hauptaufgaben und Forecastdaten sind mit dem internen Ticketsystem verknüpft und lassen sich über Dashboards auswerten und exportieren.
Erfolgsfaktoren und Herausforderungen
Wie bei jeder Prozessänderung gab es auch in diesem Projekt Herausforderungen:
- Technische Komplexität bei der Integration mehrerer Odoo-Apps
- Organisatorischer Aufwand durch parallele Abstimmung mit Controlling und Projektmanagement
- Widerstand gegen neue Prozesse, insbesondere bei etablierten Arbeitsweisen
Diese Punkte wurden durch Schulungen, frühzeitiges Change Management und eine agile Projektstruktur erfolgreich adressiert. Regelmäßige Reviews sorgten dafür, dass die Lösung praxistauglich und benutzerfreundlich bleibt.
Das Ergebnis: Effiziente Ressourcenplanung mit Odoo Planung
Das Forecastprojekt zeigt, wie interne Prozesse mit Odoo erfolgreich digitalisiert und verbessert werden können. Die neuen Planungsmöglichkeiten bieten mehr Transparenz, eine höhere Planungsgenauigkeit und eine einheitliche Basis für alle Teams. Zusammengefasst bedeutet das:
- Übersichtliche Jahres- und Monatsplanung
- Automatisierte Berechnungen und Abwesenheitslogik
- Frühzeitige Auslastungswarnung und Monitoring
- Integration in bestehende Odoo-Prozesse
Ein stabiles und skalierbares Tool zur Planung kleiner und mittlerer Projekte – direkt in der Business-Software Odoo.
Möchten Sie Ihre Ressourcenplanung ebenfalls optimieren?
Gerne unterstützen wir Sie bei der Analyse, Umsetzung und Schulung, individuell abgestimmt auf Ihre Anforderungen.
Jetzt Beratung zur Projekt- und Ressourcenplanung mit Odoo anfragen.
Rufen Sie uns an unter 03831 44557 0 oder nutzen Sie das Kontaktformular.